Dokumentacja pracownicza to bardzo ważna grupa dokumentów zawodowych i finansowych. Każdy pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji zatrudnionego pracownika. Następnie dokumenty pracownicze powinny zostać zarchiwizowane – tradycyjnie lub cyfrowo. Na czym dokładnie polega archiwizacja dokumentacji pracowniczej?

Co warto wiedzieć o dokumentacji pracowniczej?

Brak prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez księgowość zatrudniającej firmy (na odpowiednich warunkach i umowach) jest niezgodny z prawem. Składa się ona z:

  • Akt pracowniczych – akta osobowe pracownika w kategoriach A, B, C, D.

  • Dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Należą tutaj m.in. dokumenty o ewidencjonowaniu czasu pracy, ustaleniu indywidualnego rozkładu pracy, wyrabianiu nadgodzin, ubieganiu się i korzystaniu z urlopu wypoczynkowego, macierzyńskiego, tacierzyńskiego. Znajduje się tutaj także dokładna karta z informacjami o wysokości wynagrodzeń za pracę i innych świadczeń związanych z życiem zawodowym w danej firmie.

W przypadku akt pracowniczych każda kategoria (A, B, C, D) dotyczy innych zagadnień. W części A mieszczą się dokumenty lub oświadczenia dotyczące danych osobowych pracownika. Kategoria B to oświadczenia nawiązujące do stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika. W części C znajdują się dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Kategoria D zawiera odpisy zawiadomień o ukaraniu pracownika, odpowiedzialności za wykroczenia.

Na czym polega archiwizacja dokumentów pracowniczych?

Archiwizacja dokumentów może przebiegać różnorako. Niegdyś najpopularniejsza była tradycyjna archiwizacja dokumentacji pracowniczej (tzw. papierowe akta pracownicze). Tworząc taką biblioteczkę, przedsiębiorcy powinni zaopatrzyć swój dział księgowy w akcesoria do archiwizacji dokumentów (np. teczki, segregatory, koszulki). Takie rzeczy można zakupić w hurtowni opakowań jednorazowych Ema-Pol z Warszawy.

Obecnie – w dobie cyfryzacji – przedsiębiorstwa sięgają po różne platformy cyfrowe (inteligentne archiwa kadrowe, przygotowane na przechowywanie dokumentów oraz profesjonalną obsługę całej dokumentacji). W tym wypadku dokumenty pracownicze ulegają digitalizacji – importuje się je do systemu elektronicznego, tworząc teczkę pracownika.