Pomimo tego, że dzisiaj wiele dokumentów biurowych przetwarzanych jest do formy cyfrowej lub od razu jest tworzonych w programach komputerowych z elektronicznymi podpisami, nadal papierowe pisma, faktury, sprawozdania i umowy są bardzo ważne. W średniej wielkości firmie zatrudniającej kilkanaście osób, miesięcznie generuje się nawet kilka tysięcy kartek różnego rodzaju dokumentacji. Jak ją segregować by łatwo można było nią zarządzać? Poznaj cenne wskazówki.

Stwórz profesjonalne archiwum

Każda firma, nawet taka, której biuro jest małe i pracuje w nim niewielka liczba pracowników, powinno posiadać profesjonalne archiwum. Musi być to prosty, skatalogowany oraz jednolity system przechowywania dokumentów, który pozwoli odnaleźć konkretną umowę, fakturę czy rozliczenie każdej osobie. Poleca się kupować specjalne szafy metalowe do archiwizacji, które dodatkowo zapewniają najwyższy stopień ochrony poufnych danych.

Samo archiwum musi być zaś zorganizowane tak, aby segregować dokumentacje ze względu na swój rodzaj, formę, zastosowanie, a także obieg. Do archiwum powinny trafiać pisma już zrealizowane, które potwierdzają zamknięcie danych procesów. Inne dokumenty nadal wykorzystywane wewnątrz organizacji mogą trafiać do specjalnych segregatorów i pojemników na kartotekę. Warto przy tym wprowadzić w zespole jasne reguły dotyczące obiegu dokumentów, w tym niszczenia tych nieprzydatnych.

Stosuj akcesoria biurowe

Zarządzanie dokumentacją jest proste, jeśli wykorzystuje się do tego różnorodne akcesoria biurowe. Warto zatem kupować:

  • segregatory w różnych kolorach ułatwiających identyfikację,
  • koszulki na suwak/z klapą/na katalog,
  • ofertówki,
  • teczki harmonijkowe i zwykłe,
  • albumy,
  • pojemniki na kartoteki,
  • a także moduły archiwizacyjne.

Najlepsi producenci i dystrybutorzy tworzą również specjalne plastikowe i lekkie półki na dokumenty, które powinny stać na biurku każdego pracownika. Dzięki temu nie będzie problemów ze znalezieniem ważnych dokumentów. Ułatwi to pracę i sprawi, że będzie ona przebiegała naprawdę szybko.

Akcesoria biurowe należy stale dokupywać. Poleca się podejmowanie stałej współpracy z dystrybutorami wyposażenia biurowego, którzy dostarczą określone produkty w podanym terminie i przy zastosowaniu licznych rabatów. Na wiele promocji mogą liczyć m.in. klienci BIURA PLUS z Katowic, które zajmuje się sprzedażą akcesoriów komputerowych, piśmiennych i kreślarskich, etykiet i oznaczeń, galanterii biurowej, środków higienicznych, materiałów eksploatacyjnych, papieru, urządzeń biurowych, a nawet odzieży roboczej.

Zapewniaj pracownikom szkolenia

Szkolenia z organizacji pracy w biurze oferowane są przez różne firmy szkoleniowe. To one mogą podpowiedzieć, w jaki sposób zarządzać dużą ilością dokumentacji w przedsiębiorstwie. Odpowiednie reguły i plany mogą również stworzyć Twoi menagerowie, którzy przeprowadzą wewnętrzne szkolenia dla całego zespołu. Warto zadbać o to, ponieważ nawet jedna zgubiona faktura może znacznie utrudnić rozliczenie ksiąg rachunkowych czy klienta/kontrahenta.