Sprawne funkcjonowanie biura to między innymi konieczność zagwarantowania mu wszystkich niezbędnych akcesoriów biurowych, od papieru do drukarki począwszy, na kopertach i akcesoriach wysyłkowych kończąc. Bez odpowiedniej ich ilość pracownicy nie tylko nie będą mogli szybko wypełniać swoich obowiązków, ale również źle zaczną oceniać swoje miejsce pracy. Jak zatem zarządzać wyposażeniem biurowym tak, by nigdy niczego nie brakowało.

Określanie listy zakupowej

Pierwszym krokiem przy wyposażaniu biura czy to całkiem nowego, czy też po jego rozbudowie, jest stworzenie listy zakupowej niezbędnych do codziennej pracy produktów. Warto ją podzielić na akcesoria trwałe i wymagające jednorazowego kupna oraz te, które okresowo trzeba będzie domówić od wybranego dystrybutora.

W pierwszej grupie z pewnością znajdą się clipboard’y, tablice korkowe, podkładki pod myszki, półki metalowe, półeczki plastikowe na dokumenty, regulowane ramiona do monitorów, listwy zasilające i przedłużacze, a także folie filtrujące na ekrany. Ważne są też adaptery, głośniki do sal konferencyjnych oraz kasetki, kosze biurowe, zegary czy nawet apteczki.

Lista produktów, które trzeba będzie uzupełniać, musi być tworzona m.in. z kopert i akcesoriów wysyłkowych, zeszytów i bloków, artykułów do pisania i korygowania, etykiet i artykułów higienicznych, a także z pieczątek oraz innych materiałów eksploatacyjnych np. do drukarek. Listę tę warto tworzyć po konsultacjach z pracownikami, a także z dostawcami, którzy pomogą określić jakie produkty będą potrzebne oraz w jakich ilościach.

Tworzenie składu dla materiałów biurowych

Drugim etapem przygotowanie biura jest stworzenie dla niego małego składu na materiały biurowe. Do składu tego powinien mieć dostęp każdy pracownik, który uzupełni zapasy na swoim biurku po ich wyczerpaniu. W większych budynkach wydzielić można do tego małe pomieszczenie. Małe biura z niewielką liczbą pracowników mogą mieć małe składziki w metalowych szafkach lub też w specjalnie przygotowanych do tego pudłach.

Rozwiązań jest wiele, a dobrze przygotowany i wyposażony składzik w awaryjnej sytuacji pozwoli na zażegnanie kryzysu – pamiętać należy bowiem o tym, że brak formularzy do faktur, długopisów, ryz papierów KSERO czy niezbędnych akcesoriów komputerowych może doprowadzić nawet do przestoju pracy. W okresie świątecznym czy przy realizacji ważnego projektu i przy inwentaryzacji nie można do tego dopuścić.

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wyposażenie biura

By sprawnie zarządzać wyposażeniem biurowym, warto również wyznaczyć jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za zamawianie artykułów biurowych oraz przekazywanie ich pracownikom. Może tym zająć się oczywiście kierownik, menadżer czy sam właściciel firmy, ale w przypadku większych spółek bardziej rekomendowane jest stworzenie specjalnego stanowiska pracy lub włączenie zadań dotyczących zarządzania wyposażeniem biura w obowiązki sekretarki czy recepcjonistki.

Odpowiedzialność za wyposażenie biura można też przekazać w ręce stażystów. Wspieranie młodych, uczących się ludzi jest ważne i każdy przedsiębiorca powinien o tym pamiętać.

Współpraca z dostawcą artykułów biurowych

Najważniejszym aspektem zarządzania wyposażeniem biura jest zaś współpraca z dobrym dostawcą artykułów biurowych, który zagwarantuje wszystkie niezbędne artykuły i akcesoria w okazyjnych hurtowych cenach. Na wiele korzyści przy stałej współpracy liczyć mogą klienci firmy JUREX, która może realizować cykliczne dostawy kurierskie według ustalonego wcześniej harmonogramu. Przedsiębiorstwo zajmuje się też sprzedażą e-commerce – w każdej chwili można dokonać zakupu i szybko uzyskać niezbędne akcesoria biurowe czy artykuły eksploatacyjne.

Dzisiaj zarządzanie firmy nie wymaga zatem zakupu produktów w stacjonarnych sklepach. Z opcji kupna online korzystają szkoły, uniwersytety, szpitale, małe firmy usługowe, banki, korporacje, urzędy, a także inne instytucje publiczne i komercyjne.