Pracodawcy mają obowiązek prowadzić dokumentację kadrową wszystkich zatrudnionych pracowników. Na etapie uzupełniania akt osobowych związanych, chociażby z rozliczaniem czasu pracy można jednak popełnić bardzo wiele błędów, które mogą skutkować nałożeniem kary grzywny na przedsiębiorstwo. Przeczytaj poniższy artykuł, dowiedz się, jak się przed nią ustrzec, o czym należy pamiętać przy prowadzeniu dokumentacji kadrowej i dlaczego najlepiej zlecić to fachowcom z Biura Usług Księgowych BILANSER.

Dane pracownika regulowane przez Kodeks Pracy

Każda osoba zatrudniona zobligowana jest do podania swoich danych osobowych, obejmujących imię/imiona, nazwisko i datę urodzenia, aktualny adres zamieszkania, numer PESEL oraz imiona rodziców. Niezbędne w przypadku wszystkich pracowników jest także posiadanie przez pracodawcę wiedzy w kwestii ich wykształcenia i dotychczas zdobytego doświadczenia. Możliwość uzyskania wszystkich tych informacji reguluje Kodeks pracy – wyjaśnia przedstawiciel Biura Usług Księgowych BILANSER działającego w Krakowie.

Pracodawca może uzyskać także inne dane osobowe osoby zatrudnionej, które wykraczają poza listę informacji zawartych w KP. W takich sytuacjach konieczne jest jednak otrzymanie zgody na przetwarzanie danych osobowych od kandydata.

Trzy części akt osobowych

Akta osobowe składają się z trzech części. Część A zawiera wszystkie dokumenty, które dotyczą kandydata starającego się o zatrudnienie, np. kwestionariusz osobowy oraz ewentualne świadectwa pracy wystawione przez poprzednich pracodawców. Część B składa się z dokumentów dotyczących nawiązania i trwania stosunku pracy, takich jak np. umowa o pracę, zaświadczenia lekarskie, zaświadczenia o ukończonym szkoleniu BHP, podpisany regulamin pracy, ewidencja czasu pracy i indywidualny rozkład dla każdego pracownika. Część C obejmuje dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, czyli najczęściej wypowiedzenia, rozwiązania umowy i kopii wydanego świadectwa pracy. W aktach osobowych powinny znajdować się oryginały. Jeśli zaś chodzi o dokumenty, które są własnością osoby zatrudnionej, jak np. świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, w aktach osobowych powinny znaleźć się kopie lub odpisy.

Konsekwencje nieprawidłowości

Należyte wypełnianie obowiązków pracodawców w zakresie prowadzenia dokumentacji kadrowej mogą być weryfikowane przez inspektorów pracy. Okresowe kontrole mogą wykazać nieprawidłowości, których wynikiem będzie nałożenie na pracodawcę kary grzywny. Braki w dokumentacji lub nieprowadzenie akt osobowych jest traktowane jako przestępstwo przeciwko prawom pracownika. W takich przypadkach pracodawcy mogą spodziewać się kary grzywny, która może oscylować w granicach od 1 000 do 30 000 złotych.

Warto podkreślić, iż pracodawcy mają obowiązek przechowywać akta osobowe przez 50 lat od ustania stosunku pracy. W tym czasie dokumentacja pracownicza powinna zostać zabezpieczona przed ewentualnym zniszczeniem. Każdy pracownik może złożyć wniosek z prośbą o wgląd do swoich akt osobowych, na który pracodawca musi przystać. Nie da się ukryć, iż prowadzenia akt osobowych to dość trudne zadanie, które wymaga specjalistycznej wiedzy. Aby uniknąć ewentualnych błędów i dotkliwych konsekwencji, warto w tej materii zdać się na doświadczenie i wiedzę biur rachunkowych, które starannie dopełnią wszelkich formalności. 

Dlaczego prowadzenie księgowości i kadr zlecić fachowcom?

Prowadzenie księgowości i kadr jest niezwykle ważne dla każdej firmy, ale może być też czasochłonne oraz wymagające. Dlatego najlepiej zlecić to księgowym z Biura Usług Księgowych BILANSER. Po pierwsze, fachowcy są odpowiednio wykwalifikowani i mają wiedzę na temat przepisów podatkowych oraz prawa pracy, co pozwala na uniknięcie błędów i ewentualnych kłopotów z organami podatkowymi lub urzędem pracy. Po drugie, zlecając prowadzenie księgowości i kadr specjalistom, można zaoszczędzić czas i skupić się na prowadzeniu swojego biznesu. Po trzecie, korzystanie z usług Biura Usług Księgowych BILANSER daje pewność, że dokumentacja księgowa i kadrowa jest prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami, a wszelkie dokumenty i deklaracje podatkowe są składane terminowo.