Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów stanowi obowiązek każdego podatnika, który prowadzi księgowość w tzw. wersji uproszczonej. Ze względu na fakt, że rejestracja wszystkich operacji gospodarczych wykonywanych przez firmę wymaga systematyczności i skrupulatności, przedsiębiorcy często powierzają to zadanie jednostkom zewnętrznym, czyli  biurom rachunkowym. Ich pracownicy mogą wybrać papierową lub elektroniczną formą ewidencji, która to przynosi wiele korzyści.

Era komputera

Przełom wieku stanowił okres powszechnej informatyzacji. Nowoczesne technologie dotarły również do świata księgowości, w którym dotychczas dominowały stosy dokumentów i dziesiątki segregatorów. Chociaż bez papierologii w wielu przypadkach nadal się nie obędzie, to ilość pisemnych zestawień została znacznie zredukowana. Biura księgowe zyskały, chociażby szansę na prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów za pomocą odpowiedniego oprogramowania, co jest regulowane przez rozporządzenie Ministerstwa Finansów. Przemyślany software nie dość, że przyśpiesza prace rachunkowe, umożliwiając automatyzację wielu procesów, to znacząco również minimalizuje ryzyko ewentualnych błędów. Na żadną pomyłkę, bez względu na metodę prowadzenia KpiR, nie pozwala sobie działające na terenie Gliwic Biuro Amtes. Mając na celu satysfakcję klientów, zapewnia one kompleksowe usługi księgowe każdego rodzaju podmiotom, oferując również pomoc przy zakładaniu własnej firmy. Zdecydowanie warto zapoznać się bliżej z profilem jego działalności.

Kluczowe zasady

Prowadzenie księgi podatkowej z zastosowaniem technik informatycznych podlega licznym uwarunkowaniom. Aby zatem elektroniczna wersja została uznana za prawidłową,  system w ramach którego dokonuje się operacji, musi przede wszystkim posiadać pisemną szczegółową instrukcję obsługi. Jeśli producent aplikacji jej nie przewidział, nic nie stoi na przeszkodzie do opracowania jej na własną rękę.

Cyfrowe rozwiązanie ma ponadto gwarantować szybki wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz posiadać opcję wydruku danych z zachowaniem wzoru księgi, a także porządku chronologicznego informacji. Przy okazji warto tu nadmienić, że użycie komputera do prowadzenia KpiR nie wiąże się już z obowiązkiem comiesięcznego sporządzania jej drukowanej kopii. Został on zniesiony w kwietniu 2016 r., lecz aby skorzystać z tego przywileju, trzeba spełnić kolejny istotny warunek. Mianowicie oprogramowanie powinno być wyposażone w funkcję zapisu danych na magnetycznych nośnikach z zachowaniem zasad bezpieczeństwa, chroniących pliki przed zniszczeniem i modyfikacją przez nieuprawnione osoby.

Obowiązkowe działania

Prowadząc uproszczoną księgowość tylko w wersji elektronicznej, specjaliści stają przed koniecznością sporządzania tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego. Przekazuje się go na żądanie dla organów podatkowych oraz kontroli skarbowej w formacie XML zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Mówiąc w dużym uproszczeniu, zawiera on uporządkowane w logicznej strukturze dane, służące urzędowej weryfikacji poprawności ustalonego dochodu. Przesył informacji odbywa się na kilka sposobów. Można posłużyć się zarówno programami księgowymi,  jak i zewnętrznymi nośnikami, o ile zapewniają bezproblemowy odczyt pliku.