Skrupulatne prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Taka dokumentacja jest niezbędna do rozliczeń z organami skarbowymi, a także umożliwia ona firmom ewidencjonowanie oraz kontrolowanie stanu finansów. Wszelkie zaniedbania i nieścisłości w księdze podatkowej mogą mieć poważne konsekwencje dla podmiotów gospodarczych, dlatego warto wiedzieć, jakich błędów unikać oraz na co zwracać szczególną uwagę przy jej prowadzeniu.
Księga przychodów i rozchodów (w skrócie: KPiR) jest to rejestr wszelkich operacji gospodarczych, dokonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej spółek cywilnych, jawnych oraz partnerskich, a także osób fizycznych poza ryczałtem. Księga podatkowa zawiera wykaz przychodów i poniesionych przez przedsiębiorcę kosztów, a poszczególne zapisy powinny być dokonywane w polskim języku i walucie, w sposób staranny, czytelny oraz trwały, według Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku.
Wadliwe prowadzenie księgi podatkowej
Podczas uzupełniania księgi podatkowej łatwo jest popełnić błędy formalne, czyli na przykład nie zachować chronologii dokumentów lub nie dołączyć stosownych opisów uzasadniających poniesione wydatki. Takie pomyłki, wynikające z nieznajomości przepisów, są traktowane przez organy państwowe jako wykroczenie i wymagają korekty w ściśle określonym terminie, a nierzadko też kończą się grzywną.
Aby uniknąć nieprawidłowości w dokumentacji i mieć pewność, że rejestr przychodów oraz kosztów prowadzony jest należycie, warto zlecić prowadzenie księgi podatkowej zaufanej księgowej – Bogusławie Lewandowskiej, która zadba o terminowe oraz skrupulatne uzupełnianie wpisów do ewidencji.
Nierzetelne prowadzenie księgi podatkowej
O wiele bardziej złożonym błędem niż wadliwa księga podatkowa jest prowadzenie rejestru w sposób nierzetelny, czyli niezgodny ze stanem faktycznym rzeczywistych wydatków i przychodów. W świetle karnego kodeksu skarbowego jest to przestępstwo, za które grozi kara grzywny, a nawet ograniczenie lub pozbawienie wolności.
Kiedy urząd skarbowy może więc uznać księgę podatkową za nierzetelną? Najczęściej dzieje się tak, gdy brakuje faktur dokumentujących przychody lub poniesione koszty lub też pojawiają się inne nieścisłości, w postaci błędnie wpisanych kwot przychodu. Ujawnienie takich błędów nie musi od razu oznaczać, że księga będzie uznana za nierzetelną. Ustawa przewiduje wyjątki od tej reguły: jeżeli suma błędnie wpisanych kwot nie przekracza 0,5 procent rocznego przychodu, gdy stan zdrowia lub wypadek losowy przedsiębiorcy uniemożliwił prowadzenie księgi lub też w sytuacji, kiedy korekta rejestru została dokonana przed kontrolą organów państwowych.