Procesy w firmie można podzielić na te główne, przynoszące przychód, a także poboczne, które są równie ważne, i które mają wpływ na rozwój przedsiębiorstwa. Do jednych z nich zalicza się wszystkie zadania kadrowo-płacowe, które z wielu względów warto dzisiaj zlecać zewnętrznym specjalistom z biur rachunkowych. Najlepsi z nich zapewniają pełen zakres obsługi kadrowo-płacowej i to w modelu zdalnej współpracy.
Zakres obsługi kadrowo-płacowej w ramach outsourcingu
Outsourcingowa obsługa kadrowo-płacowa polega na przejęciu przez biuro rachunkowe wszystkich spraw kadr i płac w firmie. Oczywiście zakres współpracy może być elastyczny, co potwierdza specjalistka Aneta Szyszka z biura rachunkowego A-LEX. Stara się ona dostosowywać do potrzeb oraz możliwości klientów. Takie biura gwarantują zatem:
- przygotowywanie, rozliczanie i archiwizowanie umów o pracę i umów cywilnoprawnych, opracowywanie listy prac i prowadzenie dokumentacji związanej z wynagrodzeniami,
- przygotowywanie sprawozdań rocznych o dochodach
- prowadzenie akt personalnych rozliczanie urlopów, delegacji itp.,
- wystawienie świadectw pracy, zaświadczeń itp.,
- nadzór nad sprawami związanymi z BHP i badaniami lekarskimi,
- obsługę rozliczeń ZUS.
Trzy powody, dla których warto podjąć współpracę z biurem rachunkowym
O ile wiele firm w Polsce współpracuje z biurami rachunkowymi w zakresie obsługi księgowo-rachunkowej, a także tej dotyczące np. optymalizacji podatkowych, o tyle sprawy kadr i płac często przedsiębiorcy wolą pozostawiać wewnątrz swojej organizacji. Wynika to m.in. z obawy o mniejszą kontrolę swojej kadry, co jest nieprawdą. Biura rachunkowe konsultują wszystkie procesy z menadżerami i właścicielami przedsiębiorstw, tworząc również specjalne raporty. Korzyści powierzenia spraw kadrowo-płacowych zewnętrznym specjalistom jest zaś wiele. Do trzech najważniejszych zalicza się:
- Brak konieczności inwestowania w pracowników kadrowych i brak konieczności budowy działu kadrowego (wynajem przestrzeni biurowej, kupno wyposażenia biurowego itp.).
- Inwestowanie w zadowolenie pracowników, którzy liczyć mogą na szybszą, bardziej kompleksową, sprawiedliwą i poufną obsługę.
- Gwarancję stałego monitorowania zmian w przepisach prawa i konsekwentne dostosowywanie praktyk firmy do nich.
Czy obsługa kadrowo-płacowa może być świadczona zdalnie?
Obsługa kadrowo-płacowa podobnie jak obsługa rachunkowa (KPiR, ryczałt czy księgi rachunkowe), może być prowadzona w modelu zdalnej współpracy. Biura księgowe udostępniają klientom specjalne narzędzia do wymiany danych. Są one również w stałym kontakcie telefonicznym i mailowych, a pracownicy firmy klienta mogą liczyć na szybką obsługę ich spraw.
Większe przedsiębiorstwa posiadające własne systemy ERP i CRM mogą podpiąć partnerskie biuro rachunkowe pod własny moduł księgowo-kadrowy. Świetnymi narzędziami są również specjalne platformy i programy w chmurach internetowych. Najlepsi specjaliści oferujący outsourcingowe usługi księgowe proponują klientom różne rozwiązania tak, by spełnić ich najwyższe oczekiwania.
