Co należy wiedzieć o spedycji?

Spedycja to sektor usług, który ściśle powiązany jest z transportem oraz logistyką. Firmy spedycyjne przez wielu określane są jako pośrednicy w dostarczaniu przesyłek. Głównym zadaniem spedytora jest dobranie optymalnych rozwiązań, które umożliwią szybsze dostarczenie przesyłki. Ponadto ważne jest dostarczenie towaru jak najmniejszym kosztem. Czym jeszcze zajmują się firmy spedycyjne oraz za co są odpowiedzialne?

Kim jest spedytor i za co jest odpowiedzialny?

Spedytor zajmuje się czynnościami wspierającymi procesy logistyczne, czyli wszelkimi zadaniami, które niezbędne są w zarządzaniu transportem towarów. Do głównych zadań spedytora należy dbanie o bezpieczeństwo i terminowość procesu spedycyjnego. Ponadto zadaniem firmy spedycyjnej jest wynegocjowanie stawki i nawiązanie współpracy z firmami transportowymi. W szczególności ta ostatnia czynność nie jest prosta, ponieważ konieczne jest nawiązanie współpracy z innymi firmami, co nie zawsze jest łatwe. Dodatkowo wybierane przez spedytora firmy transportowe muszą posiadać odpowiednie środki transportu.

Firmy spedycyjne określa się również jako pośredników między nadawcą towaru, a przewoźnikiem, który będzie odpowiedzialny za dostarczenie towaru do klienta. Spedycja ściśle powiązana jest z logistyką i wymaga dobierania jak najlepszych rozwiązań, co pomoże zmniejszyć koszty dostawy, a także jej czas.

Spedytor i firmy spedycyjne zajmują się koordynowaniem oraz organizowaniem procesów spedycyjnych. Do zadań spedytora należy podejmowanie działań w imieniu klienta i na jego rzecz, zgodnie z umową. Ponadto monitoruje i nadzoruje procesy spedycyjne, a przy tym informuje zleceniodawcę o poszczególnych etapach realizacji zlecenia, czym realizuje czynności dotyczące logistycznej obsługi klienta. Działający obecnie spedytorzy, którzy zajmują się organizowaniem przewozów ładunkowych, coraz częściej wykonują zadania związane z logistyczną obsługą klientów, czym wykraczają poza swoje podstawowe zadania.

Właściwa obsługa klienta przez spedytora powinna uwzględniać elementy jego obsługi, które nazywane są również cechami. Zwykle kojarzone są one z rozmaitymi potrzebami klientów, w związku z czym ich rodzaje i ranga im przypisywana ulegają zmianie, w zależności od segmentu rynku, rodzaju usług i dostarczanych dóbr, czy nasilenia konkurencji. Najważniejszymi elementami obsługi klienta dla spedytorów są:

• czas dostawy,
• dostępność produktów,
• elastyczność dostaw,
• kompletność dostaw,
• częstotliwość dostaw,
• dokładność dostaw,
• niezawodność dostaw,
• dogodność składania zamówień,
• dogodność dokumentacji niezbędnej przy składaniu zamówienia.

Zakres czynności spedytora

Firmy spedycyjne wykonują rozmaite zadania w ramach swojej działalności. Umownie czynności te dzieli się na czynności wykonywane przez firmę spedycyjną, nazywane spedycją właściwą oraz czynności organizowane przez spedytora. Do czynności wykonywanych przez spedytora należy m.in.:

• przyjmowanie zleceń spedycyjnych,
• udzielanie porad z zakresu branży spedycyjnej,
• wybór właściwych środków transportu,
• podpisywanie umów o przewóz,
• ubezpieczanie przesyłek,
• tworzenie dokumentacji transportowej,
• odbieranie przesyłek od nadawcy,
• przygotowywanie przesyłek do transportu.

Z kolei do czynności organizowanych przez spedytora należą:

• czynności przemieszczania (np. dowóz przesyłki, wyładowanie, przeładunek),
• czynności dodatkowe (np. składowanie przesyłek).

Niektórzy spedytorzy, jak np. Polbod-Trans oferują swoim klientom organizowanie regularnych zbiorowych przesyłek. Takie usługi mogą być wykonywane zarówno w kraju, jak i międzynarodowo. Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie w produkcji, takie rozwiązanie to duża korzyść, bowiem regularne dostawy małych partii towaru umożliwiają optymalizowanie produkcji. Takie usługi zwykle odbywają się w te same dni tygodnia, dzięki czemu klient swój towar zawsze dostaje w tym samym czasie.