Wszyscy przedsiębiorcy podczas prowadzenia swojej działalności  muszą zajmować się sprawami księgowymi. Część z nich ma możliwość prowadzenia księgowości uproszczonej, natomiast pozostali mają obowiązek prowadzenia księgowości pełnej. Ta druga opcja polega na prowadzeniu ksiąg rachunkowych pozwalając rzetelnie ustalić zarówno składniki majątku firmy jak i źródła ich finansowania. Każdy, kto miał styczność z księgowością, zapewne słyszał o księgach handlowych i specyficznych zasadach ich prowadzenia. Czym są takie księgi i w jaki sposób funkcjonują w rachunkowości firmy?

Księgi handlowe – co to takiego?

W księgach handlowych zapisywane są szczegółowe informacje na temat zestawień wszystkich zdarzeń gospodarczych w obrębie przedsiębiorstwa. W ten sposób rejestrowane są kwoty mające wpływ zarówno na przychody jak i koszty firmy. Na podstawie tych zapisów możliwe jest wyliczanie wysokości zobowiązań podatkowych i poznania sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Prowadzenie ksiąg handlowych można prowadzić samodzielnie lub zlecić jako usługę zewnętrzną, którą oferuje m.in. Internetowe Biuro Rachunkowe M&S@Mrówa z Węgrowa w województwie mazowieckim. Ich prowadzenie stanowi samokontrolujący się system ewidencji zdarzeń zapewniający formalną zgodność wprowadzonych do niego danych liczbowych. Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości spoczywa na spółkach kapitałowych, komandytowych oraz komandytowo-akcyjnych. Ten obowiązek mają także osoby fizyczne i inne spółki, jeśli ich roczne przychody przekraczają 2 miliony euro. Księgi handlowe złożone są z kilku elementów, do których zaliczają się:

  • dziennik,
  • księga główna,
  • księgi pomocnicze,
  • zestawienia obrotów i sald,
  • inwentarz, czyli zestawienia aktywów i pasywów.

Czym są poszczególne elementy ksiąg handlowych?

Dziennik pozwala na chronologiczne zapisywanie operacji gospodarczych dokonywanych w obrębie firmy. Wszystkie zapisy tam zamieszczane muszą być numerowane, zaś obroty liczy się w sposób ciągły. Księga główna złożona jest z kont syntetycznych, na których obowiązuje ewidencja księgowa podwójnego zapisu. To oznacza, że każda operacja musi być zaksięgowana równocześnie na dwóch kontach prezentujących rzeczowy i jednocześnie ekonomiczny aspekt zdarzenia. Konta księgi głównej ze względu na gromadzenie jednorodnych zdarzeń wspierane są księgami pomocniczymi, które uszczegóławiają i pomagają lepiej analizować rejestrowane zdarzenia gospodarcze z księgi głównej. Zestawienie obrotów i sald można nazwać bilansem próbnym, gdyż sumowane są w nim wszelkie zapisy wprowadzone do ksiąg, a uzgodnione ze strony formalnej stanowią elementy sprawozdania finansowego. Natomiast inwentarz, czyli zestawienie aktywów i pasywów musi być potwierdzone inwentaryzacją i stosowane jest w jednostkach, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych.

Jak powinny być prowadzone księgi rachunkowe?

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości wszystkie księgi rachunkowe i te w pełnej wersji jak i te w uproszczonej rachunkowości powinny być prowadzone według dokładnie określonych zasad, które wymagają aby księgowość prowadzona była rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie oraz na bieżąco. Mówiąc bardziej szczegółowo, rzetelność prowadzenia ksiąg rachunkowych oznacza zgodność ze stanem faktycznym oraz poprawność formalną opartą na bezbłędności danych liczbowych i działań arytmetycznych. W księgach rachunkowych żadne informacje nie mogą być zatajane lub zmieniane. Poza tym, trzeba pamiętać o zachowaniu sprawdzalności ksiąg rachunkowych i kwalifikowania dokumentów księgowych do właściwego okresu, w którym zostanie nadany zgodnie z chronologią zapisów kolejny numer dziennika.

Ważne nie tylko dla prawidłowości w księgowości jest to aby  księgi rachunkowe były prowadzone na bieżąco. Przydatność księgowości w działalności gospodarczej jest przede wszystkim oparta o dostarczenie zawartych w niej wiarygodnych informacji finansowych na bieżąco w zależności od potrzeb właścicieli firm. Wszelkie zdarzenia gospodarcze w danym okresie muszą być wprowadzane w momencie ich zaistnienia tak, aby ułatwić zarządzanie i sprawowanie nadzoru nad majątkiem firmy oraz wywiązywanie się na bieżąco z obowiązków publicznoprawnych związanych z prowadzoną działalnością.