Archiwum zajmuje się przyjmowaniem, przechowywaniem, porządkowaniem i zabezpieczaniem dokumentów. Materiały są składowane zgodnie z przepisami, w odpowiednich warunkach. Przedsiębiorstwa oraz instytucje korzystają z tego rodzaju usług, gdyż nie dysponują właściwym miejscem do ich magazynowania. Akta są bezpieczne i udostępniane jedynie uprawnionym osobom i organom.
Dlaczego archiwizacja dokumentów jest tak ważna?
Archiwizacja dokumentów polega na przyjmowaniu, zabezpieczaniu i klasyfikowaniu aktów. Głównym celem jest uporządkowanie przechowywanie zasobów, wydzielając materiały niearchiwalne, które mogą zostać zniszczone, od tych przeznaczonych do obowiązkowego przetrzymywania. Przepisy nadały im odpowiednie kategorie, których, tak jak Archiwa Kujawsko-Pomorskie Sp. z o.o., należy przestrzegać. Zbiory kategorii A są składowane wieczyście. Do nich zalicza się m.in. księgi stanu cywilnego, akta sądowe, notariaty, rejestry publiczne, hipoteki, oryginały planów i map, rejestry zastawów, ważna dokumentacja techniczna. W przypadku papierów kadrowo-płacowych, obowiązkowy okres przechowywania wynosi 50 lat.
Czym jest Oustourcing Archiwum?
Oustourcing jest to przechowywanie dokumentów firm istniejących. Z usługi korzystają przedsiębiorstwa, które rozrastają się, stając się ważnymi na rynku markami. Zaczynają tworzyć nowe działy i zatrudniać kolejnych pracowników, co wiąże się z większą ilością pism. Nie zawsze firmy mają możliwość zwiększenia powierzchni magazynowej do ich bezpiecznego składowania. Archiwa mogą przejąć zalegające papiery bez kosztownego wydzielania dodatkowej przestrzeni. W skład usług outsourcingu wchodzi: przechowywanie akt, zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych, bezpłatne udostępnianie zasobów osobom upoważnionym, skanowanie przechowywanych materiałów, analiza dokumentów pod kątem kończenia się okresu przechowywania z wydrukiem i przedstawieniem spisu do podjęcia decyzji przez właściciela akt odnośnie do ich dalszego przechowywania lub niszczenia.