Księgi rachunkowe pokazują przychody i wydatki firmy, ujawniając przy tym obroty i saldo. Osoba prowadząca działalność gospodarczą może sporządzać je sama, może jednak również zlecić to innej firmie, oszczędzając tym samym swój czas i mając pewność, że formalności są prowadzone prawidłowo. Trzeba jednak wiedzieć o tym, że w drugim przypadku konieczne jest powiadomienie o tym urzędu skarbowego. Przejrzyste i rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych to możliwość dokładnego wglądu w finanse firmy, a także gwarancja działania na rynku zgodnie z prawem.
Elementy ksiąg rachunkowych
Każda księga posiada własną specyfikę i sposób prowadzenia. Powinna istnieć dokumentacja, tłumacząca przyjęte w danym egzemplarzu reguły rachunkowości. Należy w niej ująć m.in. opis systemu przetwarzania danych czy metody wyceny aktywów. Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga rozeznania w tym, jakie elementy się na nie składają. Jednym z nich jest dziennik, który księguje wszystkie operacje wykonane w ciągu danego dnia. Księga główna służy do zbiorczego spisywania wszystkich operacji danego typu, np. kupno, rozliczenia pracowników. Uzupełnia ją księga pomocnicza. Poza tym istnieje także inwentarz, który jest spisem wszystkich aktywów i pasywów działalności gospodarczej. Ostatnia księga rachunkowa stanowi zestawienie obrotów i sald. Jest ono zapisywane po rozliczeniu się z danego okresu sprawozdawczego.
Zasady prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych
Poprawnie prowadzona księga rachunkowa musi być rzetelna, bezbłędna, sprawdzalna i bieżąca. Zadbanie o wszystkie te aspekty pomoże uniknąć kłopotów podczas kontroli urzędu skarbowego. Rzetelność oznacza zgodność ze stanem prawnym. Bezbłędność przejawia się w tym, że wszystkie wprowadzone dane i obliczenia są poprawne. Jeśli tak jest, z pewnością wystąpi także sprawdzalność, czyli możliwość skontrolowania zgodności zapisu. Prowadzenie księgowości wymaga wysokiej precyzji, ponieważ kontrolowanie rzędów cyfr nie jest prostym zadaniem. Wszystkie operacje powinny być ściśle opisywane według jednego schematu.
Specjaliści z biura rachunkowego Beaty Mularczyk podkreślają, że ważne jest zachowanie wszystkich zapisów prawnych dotyczących prowadzenia ksiąg. Księgi muszą być oznaczane nazwą instytucji, do której się odnoszą. Ważne jest także przypisanie ich do danego roku rozliczeniowego. Jeśli w księdze rachunkowej pojawi się błąd, można go usunąć poprzez dołączenie korekty zapisu lub skreślenie złej informacji i dopisanie poprawnej. Ważne, by zachować czytelność całej treści.