Nie każdy podmiot gospodarczy prowadzący sprzedaż towarów lub świadczący usługi dla klientów indywidualnych jest zobowiązany do wydawania rachunku bądź faktury. Nadal jednak musi odpowiednio dokumentować swój przychód, a temu służy właśnie ewidencja sprzedaży bezrachunkowej. Na jakich zasadach odbywa się jej prowadzenie oraz księgowanie? Odpowiedź znajduje się w poniższym artykule.

Czym jest sprzedaż bezrachunkowa?

Jak sama nazwa wskazuje, tym mianem określa się wszelkie transakcje związane ze sprzedażą towarów lub usług podmiotom, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej bez wystawiania dowodu sprzedaży dla klienta w postaci paragonu lub faktury. Może ona występować w sytuacji, gdy przedsiębiorca jest zwolniony z kasy fiskalnej lub odprowadzania podatków VAT. Takie zwolnienie może nastąpić według kryterium przedmiotowego, czyli ze względu na rodzaj prowadzonej działalności lub podmiotowego – ze względu na obrót ze sprzedaży. To właśnie wtedy następuje obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży bezrachunkowej.

Kto nie musi korzystać z kasy fiskalnej?

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej z roku na rok obejmuje coraz większą liczbę z sektora handlowo-usługowego. Niemniej jednak nadal pozostają branże, na których taki wymóg nie spoczywa. To między innymi przedsiębiorcy, u których obrót ze sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie wyniósł więcej niż dwadzieścia tysięcy złotych. Ponadto z tego rodzaju zwolnienia mogą skorzystać firmy świadczące na przykład usługi pocztowe i kurierskie, telekomunikacyjne, wysyłkowej dostawy towarów, noclegowe, edukacyjne, wynajmu oraz zarządzania nieruchomościami. Lista ta jest jednak znacznie dłuższa, ponieważ obejmuje aż 49 szczegółowych pozycji.

Kiedy można uzyskać zwolnienie z VAT?

W przypadku podatku od towarów i usług zwolnienie podmiotowe oznacza, że wartość sprzedaży netto nie przekroczyła w minionym roku podatkowym kwoty dwustu tysięcy złotych. Jednocześnie jednak prowadzona działalność nie może być związana ze sprzedażą między innymi:

  • terenów budowlanych;

  • wysyłkową kosmetyków, komputerów, elektroniki, artykułów optycznych, urządzeń gospodarstwa domowego, silników, turbin, pomp;

  • nowych pojazdów mechanicznych;

  • wyrobów z metali szlachetnych;

  • usług jubilerskich;

  • usług prawniczych.

Istnieją również branże, które automatycznie podlegają zwolnieniu z podatku VAT, a są to na przykład usługi związane z medycyną, edukacją czy też finansami.

Co musi zawierać ewidencja sprzedaży bezrachunkowej?

To dokument, który stanowi podstawę do wykazywania osiąganego przychodu przy opisanych wyżej zwolnieniach. Musi zatem obrazować wszystkie zrealizowane transakcje sprzedaży na rzecz klientów indywidualnych, nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jego forma jest ściśle określona przez rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR. Oznacza to, że ewidencja powinna mieć postać broszury z ponumerowanymi kolejno stronami. W lewym górnym rogu zaś musi znaleźć się pieczątka firmowa wraz z danymi firmy i numerem NIP. Poszczególne wpisy natomiast mają składać się z:

  • numeru wpisu,

  • daty uzyskania przychodu,

  • kwoty przychodu,

  • sumy wszystkich przychodów z danego dnia.

W przypadku czynnych podatników VAT dodatkowo powinna znaleźć się kolumna, w której znajdą się wyodrębnione stawki podatku od towarów i usług. Dodatkowo w pliku JPK V7 należy stosować dodatkowe oznaczenie WEW, odnoszące się do dokumentów wewnętrznych niebędących fakturami. Choć prowadzenie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej nie jest skomplikowane, to może się tym zająć na przykład biuro rachunkowe Dekret24.pl z Wrocławia. W takiej sytuacji wpisów nie trzeba dokonywać codziennie, ale może mieć on postać jednego zbiorczego zapisu na koniec miesiąca. Musi on zostać sporządzony najpóźniej do 20. dnia w kolejnym miesiącu za miesiąc poprzedni.

Sprzedaż bezrachunkowa drogą wysyłkową

Coraz więcej sprzedawców decyduje się poza sklepem stacjonarnym, oferować swoje towary lub usługi drogą internetową, czyli za pośrednictwem sprzedaży wysyłkowej. Taka sytuacja nie zwalnia ich z obowiązku prowadzenia dziennej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. W związku z tym, że przychody to wpłaty klientów wpływające na konto bankowe, to potwierdzeniem takich transakcji będzie wyciąg bankowy. Zatem na jego podstawie powinna zostać sporządzona ewidencja. Co ważne, dowód zapłaty powinien umożliwiać nie tylko zweryfikowanie, czego dokładnie dotyczyła transakcja, ale także danych nabywcy – imienia, nazwiska, adresu.