Posiadanie i prowadzenie firmy wiąże się z koniecznością pilnowania wielu formalności związanych zarówno z samym działaniem praktycznym firmy, jak i całą dokumentacją stojącą za tym. Wśród podstawowych narzędzi niezbędnych do klarownego działania przedsiębiorstwa można znaleźć księgę przychodów i rozchodów. Czym jest, kto musi ją prowadzić i w jaki sposób? Omawiamy te kwestie pokrótce w dalszej części artykułu.

Czym jest księga przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów to narzędzie za pomocą którego prowadzona jest bieżąca księgowość firmy. Służy do księgowania wszystkich wydatków i przychodów, które mają miejsce podczas działalności. Księga powinna zawierać:

  • koszty prac badawczych
  • zakup wszelkich towarów handlowych
  • wydatki poniesione w związku z prowadzeniem firmy
  • przychody osiągane w ramach działalności.

Wśród zapisów nie powinny znaleźć się zaliczki, koszty trwających inwestycji, dotacje z urzędów, które są jednorazową pomocą na rozpoczęcie działalności gospodarczej, a także informacje na temat obrotu opakowaniami zwrotnymi.

Kto ma obowiązek prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest obowiązkiem spółek jawnych, cywilnych oraz partnerskich. Dodatkowo nie mogą obyć się bez niej osoby fizyczne, które uzyskują dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej, jednocześnie niebędące opodatkowane ryczałtem.

Jednak nie zawsze można prowadzić ewidencję w taki sposób, ponieważ uzyskując przychód netto ze sprzedaży oraz innych operacji finansowych, który przekracza rocznie próg 1 200 000 euro, podlega się pod obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.

Jakie są obowiązki i jak długo należy przechowywać księgi?

Prowadząc uproszczoną księgowość w postaci księgi przychodów i rozchodów podlega się pod obowiązek prowadzenia jej rzetelnie. Oznacza to, że zapisy muszą zgadzać się całkowicie z rzeczywistością i być zgodne z wymaganiami określonymi rozporządzeniem. Ponadto wpisy powinny być dokonywane w języku polskim, walucie obowiązującej na terenie kraju oraz w sposób czytelny i trwały. Dodatkowo istnieje obowiązek posiadania odpowiednich dowodów księgowych.

Trwałość zapisów nie jest tutaj bez znaczenia, ponieważ każda księga wraz z dotyczącą jej dokumentacją musi być przechowywana przez 5 lat. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na jej podstawie.

Dokumenty powinny być przechowywane w siedzibie firmy lub miejscu, gdzie wykonywana jest działalność. Wyjątkiem jest sytuacja, w której księgi prowadzone są przez biuro podatkowe takie jak Biuro Casus. W takim przypadku muszą być gromadzone w miejscu prowadzenia lub przechowywania dokumentów przez wybraną firmę zajmującą się rachunkami przedsiębiorstwa.