Prowadzenie firmy w zdecydowanej większości przypadków wiąże się z zatrudnianiem w niej pracowników, co jednocześnie wymaga dopełnienia, wynikających z tego faktu, zróżnicowanych formalności. Warto przy tym także pamiętać, że w przypadku zawierania z pracownikiem umowy o pracę, pracodawca ma obowiązek stworzenia i prowadzenia akt osobowych takiego pracownika. Oczywiście pracodawca nie musi samodzielnie prowadzić tego typu dokumentacji, gdyż znacznie lepszym rozwiązaniem jest powierzenie prowadzenia akt osobowych pracowników specjalistom z biura rachunkowego Abakus.
Prowadzenie akt osobowych pracownika w rękach specjalistów z biura rachunkowego Abakus
Akta osobowe pracownika to dość rozbudowana dokumentacja, która musi być prowadzona w przypadku każdego pracownika w firmie, który został zatrudniony w ramach umowy o pracę, zaś zasady jej prowadzenia określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), zwane rozporządzeniem dokumentacyjnym. Prowadzenie pracowniczych akt osobowych to zadanie, które mogą realizować wewnętrzne firmowe działy kadrowe, przy czym jest to także jedna z usług oferowana przez zewnętrzne biura rachunkowe, takie jak Abakus Biuro Rachunkowe Joanna Zdunowska. Nie da się przy tym ukryć, że skorzystanie z usług oferowanych przez biura rachunkowe to rozwiązanie, na które z roku na rok decyduje się coraz większa grupa przedsiębiorców, co wynika z faktu, że prowadzenie tego typu dokumentacji wymaga sporego doświadczenia oraz tzw. „bycia na bieżąco” z aktualnymi i często zmienianymi przepisami. Warto także przy tym wspomnieć, że jak mówi ekspert zatrudniony w biurze rachunkowym Abakus –
Prowadzenie pracowniczych akt osobowych to z jednej strony obowiązek pracodawcy, wynikający z przepisów prawa, a z drugiej strony jest to szczególnie ważne ze względu na znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy. Wynika to z faktu, że akta osobowe pracownika to zbiór dokumentów opisujących, jaki jest przebieg stosunku pracy, od rozpoczęcia zatrudnienia począwszy aż po jego zakończenie. Dodatkowo tworząc tego typu dokumentację trzeba pamiętać, że składa się ona z czterech części – A (dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie u danego pracodawcy oraz informacje o badaniach), B (dokumenty związane z przebiegiem stosunku pracy), C (dokumenty związane z rozwiązaniem, bądź też wygaśnięciem stosunku pracy) oraz D (dokumenty związane z odpowiedzialnością pracownika oraz ewentualnymi karami). Prowadzenie dokumentacji w aktach osobowych wymaga również odpowiedniego jej numerowania w wykazie oraz przechowywania jej w porządku chronologicznym. Dodatkowo przechowywana ona powinna być przez okres zatrudnienia oraz przez 10 lat (od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, albo od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny), bądź też przez 50 lat od ustania stosunku pracy i jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie przed 1 stycznia 1999 roku.
Akta osobowe pracownika – wersja papierowa czy elektroniczna?
Dokumentacja pracownicza, prowadzona przez specjalistów z biura rachunkowego Abakus, może przyjąć formę papierową lub formę elektroniczną. Należy zatem pamiętać, że stosowana do niedawna praktyka, w której pracodawcy wykonując swój obowiązek wynikający z kodeksu pracy, prowadzili dokumentację personalną w formie papierowej i pomocniczo w formie elektronicznej, od 1 stycznia 2019 jest niedopuszczalna, gdyż od tego momentu przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest możliwe w dwóch postaciach – elektronicznej lub papierowej. Warto przy tym wspomnieć, że decydując się na prowadzenie akt osobowych pracowników w formie elektronicznej, należy przygotować cyfrową kopię akt papierowych (np. w postaci skanu), a dodatkowo na wersji elektronicznej dokumentów musi znajdować się pieczęć lub podpis elektroniczny. W przypadku gdy specjaliści z biura rachunkowego Abakus tworzą z wersji elektronicznej akta papierowe jest to nieco prostsze, gdyż dokumenty wystarczy wydrukować, a pracodawca je podpisuje. Ponadto obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie personelu o tym, że zmienia się sposób prowadzenia ich dokumentacji.
Prowadzenie pracowniczych akt osobowych to zadanie, które warto powierzyć specjalistom z biura rachunkowego Abakus, którzy nie tylko przygotują je rzetelnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami, ale zadbają również o zachowanie niezbędnej ciągłości i integralności dokumentacji oraz ochronią ją przed utratą i nieuprawnionym dostępem.
